Muchas veces me he encontrado trabajadores por cuenta propia y sociedades, que no llevan un control apropiado de la documentación. Sobre esta documentación, los famosos «papeles», pesa un deber de conservación y custodia por parte del autónomo o empresa.
Una de las soluciones a muchos de los problemas de conservación y custodia de la documentación es la digitalización y almacenamiento en lugares seguros. De esta manera podemos eliminar, o al menos reducir, el riesgo de pérdida o el deterioro de la documentación que se genera durante la actividad económica.
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Obligación de conservación
Esta obligación está reglada en en distintas leyes y reglamentos, y en cada uno de ellos fijan unos requerimientos y plazos. En función de si hablamos de requerimientos fiscales, contables, laborales y de los plazos de prescripción, podemos establecer los distintos periodos de conservación de la documentación que se genera durante la actividad económica.
Conservación de documentos contables
Toda documentación contable que se genera durante la actividad económica debe ser debidamente custodiada y conservada por el empresario. Este periodo de conservación está fijado en 6 años
El artículo 33 del Código de Comercio establece la obligación de conservación de «los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo los que se establezca por disposiciones generales o especiales.«
Además, después del abandono de la actividad, el autónomo sigue obligado a conservar la documentación, incluso si fallece, serán sus herederos quienes deberán conservar la documentación.
Compras de inmovilizado y préstamos
En estos casos, adquisición de inmovilizado o constitución de préstamos, el autónomo debe conservar esta documentación hasta su total amortización, si es superior al periodo de seis años. En el caso de inversiones en inmovilizado, también deben conservarlo hasta su venta.
Conservación de documentación en términos fiscales
A efectos fiscales, y como objeto de comprobación y prueba, el empresario debe conservar la documentación durante al menos cuatro ejercicios posteriores a la última liquidación o autoliquidación de la figura impositiva de que se trate.
Hay que tener en cuenta, que en caso de disponer de la posibilidad de deducir perdidas o bases imponibles de ejercicios anteriores, el autónomo deberá conservar los documentos justificantes de estas perdidas a compensar durante 10 años, siendo además, la obligación extensible a las declaraciones que justifiquen estar pérdidas o bases imponibles negativas (BIN) para periodos superiores al decenio.
Inmovilizado: Inversiones, inmuebles y bines naturales
La documentación relativa a Bienes de Inversión deberá conservarse 5 años, que es el plazo en que expira la regulación del Impuesto sobre el Valor Añadido y durante 10 años, en el caso de que estos bienes sean terrenos y bienes naturales.
Exportación e importación
El plazo para que la Administración Aduanera te pueda reclamar la deuda que se origina al realizar una operación internacional, está establecido en el CAU (Código Aduanero de la Unión) Este plazo es de tres años. Por tanto, teniendo en cuenta este plazo de prescripción, el plazo de conservación de los documentos justificantes de estas operaciones debe de ser de al menos, tres años.
Hay que tener en cuenta, que en el caso del IVA a la importación, el plazo es de cuatro años y no tres. Es decir, los tres años solo se consideran para el cálculo del arancel correspondiente a la importación.
Conservación de documentación laboral
En caso de que el trabajador por cuenta propia, o sociedad, tenga o haya tenido asalariados, toda la documentación relativa a esta relación laboral deberá conservarse durante 3 años en caso de infracciones en el ámbito laboral y cuatro años en caso de infracciones contra la Seguridad Social.
Hay que mencionar, que la documentación relativa al control respecto a la Prevención en Riesgos Laborales, debe ser custodiada y conservada por el empleador durante cinco años
Conservación de la documentación en caso de delitos contra la Seguridad Social o Hacienda
En caso de que la administración, tanto de la Seguridad social como de la Administración Tributaria, detecte la comisión de un delito, la prescripción de estos no es hasta que se cumplan los 10 años desde su acaecimiento.
Digitalización de la documentación
La digitalización de la documentación es el mejor recurso para la conservación de la documentación. Pero, guardar y conservar la documentación de forma digital, no solo es realizar un directorio de carpetas donde acumular archivos informáticos de toda clase (word, excel, pdf, jpg, xml…) Hay que establecer un orden y un criterio.
Al igual que para guardar la documentación de manera física, debemos organizar nuestro archivo digital de forma que podamos buscar y encontrar de forma rápida el documento alojado. Este orden lo podemos lograr fijando un índice o criterio de archivo previo.
También debemos fijar criterios a la hora de escoger en que formatos vamos a conservar la documentación y cuanto «peso» o tamaño por página de documento se va admitir. Hay que tener en cuenta que a menor peso, menor calidad, como regla general. Otro factor a tener en cuenta, es que, al igual que en un archivo físico, el espacio electrónico también es limitado.
Organización y planificación del archivo
Otra política o criterio a fijar a la hora de organizar un archivo digital, son el numero de copias o de espacios de almacenamiento de esta documentación. Es aconsejable que se realicen copias automáticas, en forma de «espejo», para que estas copias repliquen el contenido de una, independientemente del numero de alojamientos y copias.
Existen multitud de aplicaciones en el mercado que pueden ayudar a establecer estas copias y la periodicidad. Es aconsejable tener, al menos una de estas copias en un espacio externo a lo que son los equipos y discos de almacenamiento propios.
Lo mejor, alojar una o mas copias de nuestro archivo digital en «la nube». Existen multitud de empresas que pueden facilitar este servicio de alojamiento. Incluso si eres un poco «manitas» en lo que a la informática y sus aplicaciones se refiere, puedes establecer un espacio en el mismo alojamiento donde se ubica la WEB de la empresa. De esta forma, además, la información estará disponible independientemente de tu situación geográfica.
Ventajas de la digitalización
Entre las múltiples ventajas que la digitalización de la documentación aporta a la gestión empresarial, las cuatro que considero más relevantes son:
- Conservación de la documentación y seguridad de esta documentación.
- Ahorro de espacio físico y de tiempo a la hora de efectuar una búsqueda o tener que consultar un documento
- Facilidad de acceso desde cualquier sitio y lugar
- Ahorro en material como papel, archivadores y consumibles de impresión
Validez legal de las facturas digitalizadas
Respecto de la validez legal de la documentación digitalizada, hay que mencionar que es la Agencia Estatal de la Administración Tributaria quien, por interés propio, ha estado presente en su regulación.
La validez de de la documentación digitalizada, en lo que a los documentos factura, debe estar respaldada por un sistema o software, capaz de cumplir con los requisitos que establece la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Los formatos admitidos por la AEAT como de uso común, son:
- ISO 19005 (PDF/A)
- PNG
- JPEG 2000
- Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior
- TIFF 6.0 ó superior
Además desde la AEAT, podemos comprobar si a la hora de contratar un software específico de digitalización se está adquiriendo un servicio homologado por la propia administración. La propia Agencia tiene alojado un listado con los programas o software y las empresas que los desarrollan y que están certificados por ellos. Estos proveedores cumplen con los estándares y niveles de calidad que la AEAT admite y que están definidos en la norma.
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