La búsqueda de nuevas oportunidades de negocio es lago inherente al desarrollo de una actividad económica. La digitalización de la empresa es un factor fundamental en el desarrollo de procesos para la búsqueda de estas nuevas oportunidades. Actualmente, Independientemente de la actividad económica desarrollada, existe un aspecto que todo empresario o emprendedor debe tener en cuenta y no es otro que el área digital de la empresa. La frase «Quién no está en Internet, no está«, tiene ahora más sentido que nunca.
La búsqueda en Internet de soluciones a problemas específicos y de carácter ordinario, se ha multiplicado por 1.000. Esto no solo favorece a los negocios B2C, ya que también la búsqueda de nuevos colaboradores o proveedores (B2B) ha hecho que empresas busquen nuevos colaboradores en este entorno digital.
Contenido del artículo
¿Qué áreas de la actividad se pueden digitalizar?
La digitalización de la empresa está dando una «segunda» oportunidad a muchos negocios. Estas nuevas oportunidades de negocio, o reinvención, debería afectar a toda la actividad. Esta afectación será tendrá un mayor impacto en aquellas áreas en las que la empresa tienen un menor desarrollo digital y se apoyará en aquellas en que ya tienen un bagaje o historial más profundo.
La digitalización de la empresa debe ser un proceso global que afecte a la totalidad de la actividad u organización. Debe establecerse una planificación en la que se contemplen todos los aspectos a mejorar o implantar. Además, esta planificación debe ir dotada de una asignación de recursos.
Por este motivo, no existe un área de la actividad en que por lo general se deba hacer más hincapié que en el resto, si bien mejorar nuestra presencia digital y nuestra comunicación con nuestro clientes actuales y potenciales clientes se hace imprescindible.
Objetivos de la digitalización
La digitalización debe adaptarse a las necesidades de la empresa. No existe un plan único para implantar procesos de digitalización en una actividad. En cambio si podemos establecer una planificación en función de las necesidades y objetivos que tiene la empresa.
Es decir, si la empresa necesita nuevos clientes, debe potenciar aquellos procesos de digitalización para la captación de nuevos clientes. En cambio, si ya se dispone de estos clientes, pero lo que se pretende es mejorar procesos internos de la actividad, deberemos potenciar aquellas actividades de digitalización que favorezcan la coordinación y la optimización de procesos.
La Digitalización de una empresa, entre otros, debe perseguir los siguientes objetivos:
Aumentar volumen de negocio: Nuevos clientes
Por lo general, es uno de los factores que las empresas quieren potenciar ala hora de impulsar la digitalización de la actividad. La búsqueda de nuevos clientes, en ocasiones se traduce en búsqueda de oportunidades.
Los acciones de digitalización que se llevan a cabo van orientadas a mejorar la presencia digital de la empresa. Es decir mejorar la visibilidad de la empresa en Internet y su posicionamiento.
Mejorar la competitividad y productividad
Los procesos de digitalización, no solo deben ir encaminados a mejorar la visibilidad de la empresa en un entorno digital, si no que además pueden mejorar exponencialmente la capacidad competitiva de la empresa.
La mejora de la capacidad competitiva de la empresa debe ir acompañada de una mejora la productividad. Esta mejora debe ser controlada y potenciada a través de un control de costes, la gestión adecuada de recursos económicos y humanos y una inversión ajustada a los objetivos.
Dentro de estos controles se debe incluir la medición del impacto en términos operativos que se producen por la implantación de procesos digitales, tanto en la reducción tiempos y finalmente, en la reducción de costes.
Mejorar la coordinación
El proceso de digitalización de la empresa también debe apuntar a mejorar la coordinación entre las distintas áreas de la empresa. Si bien, para las pequeñas organizaciones, esta mejora no es tan evidente, en las organizaciones con un volumen mayor esta coordinación se traduce en tres mejoras fundamentales:
- Mejor control de actividades
- Mayor interacción y comunicación entre los departamentos y actividades
- Evita tiempos muertos y la ineficiencia de recursos
Estas mejoras de coordinación se consiguen implantando sistemas de información y comunicación internos, basados en medios digitales y sobre la base de un procedimiento definido de antemano.
Mejorar el control: Mejor información en «tiempo real» para la toma de decisiones
Otro objetivo de la digitalización de la empresa es mejorar el control o establecer un sistema de información. Apoyándose en la digitalización la información relevante para la toma de decisiones, se recaba y ordena de manera inmediata.
La velocidad para la obtención de esta información dependerá en gran medida de la coordinación de los departamentos y de como ofrezcan esa información.
Mejores canales de comunicación entre los partícipes de la empresa
La implantación de procesos digitales no solo mejoran los procesos de comunicación de la empresa con clientes y proveedores, si no que ofrecen canales de transmisión de información y comunicación interna.
Estos canales internos de comunicación, como ya se ha señalado, ofrecen importantes beneficios de forma global para la empresa: Mejora de la coordinación, mejora de costes y un mayor control de procesos para la toma de decisiones.
¿Cómo empezar a digitalizar la actividad?
Al contrario de lo que puede parecer en un principio, la implantación de la digitalización de la empresa no se diferencia mucho de la implantación de cualquier otro sistema de producción o control. La digitalización es un proceso sencillo, basado en la planificación, la ejecución, el análisis de los resultados y la toma de decisiones en función de los objetivos conseguidos.
El proceso de implantación, no por sencillo, está exento de dificultades. No obstante estas dificultades se pueden salvar si existe determinación en la dirección e implicación de la organización.
Planificar
La planificación de la digitalización de la empresa es el primer y más importante de los pasos a realizar. Debemos definir los objetivos que se persiguen, los medios necesarios para su consecución. Para ello debemos, además, marcar los hitos o plazos límite, para establecer el análisis y tomar decisiones.
Como toda planificación, la planificación de la estrategia digital que debe seguir la empresa, debe estar viva y contemplar múltiples opciones. La planificación de la digitalización de la empresa debe afrontarse como si de un árbol de toma de decisiones fuera. Deben tenerse todas las opciones en cuenta, tomarse decisiones y corregir estas si fuera necesario.
Inversión
Una opinión muy extendida es que la digitalización es un proceso caro y costoso. Mi opinión dista mucho de la opinión general.
La inversión en la digitalización de la actividad debe ser acorde a los objetivos que se quieran conseguir. La sobredimensión de la inversión a realizar y la sobreexposición de esta inversión, da lugar al agotamiento prematuro de la organización.
La inversión en digitalización debe ser analizada de antemano, evitando incurrir en costes ineficientes o incluir inversiones para procesos que no van ser utilizados de manera conveniente y pueden producir errores de comunicación. Estos errores en la comunicación pueden estropear una buena estrategia.
Por este motivo, la inversión debe ir acorde no solo a los objetivos, si no a la planificación y procesos contenidos en esta, evitando sobre costes y acumulación de tareas ineficientes.
La mejora de medios técnicos y tecnológicos y la proliferación de estos y aplicaciones, junto a la creciente competencia entre los proveedores de estos inputs, hacen la implantación de estos procesos digitales sean, con mucho, económicos y eficientes.
Formación de los trabajadores
Es una de los grandes caballos de batalla de los procesos de implantación de procesos digitales dentro de una organización.
La resistencia al cambio debe ser combatida con mucha mano izquierda, y sobre todo, con formación acorde a las necesidades de cada trabajador. Realizar un plan específico por puesto y aportando «solo» la formación que necesitan para el desempeño de su actividad, reduce mucho el estrés que provocan los cambios sobre los trabajadores.
En el artículo sobre la Formación online y las redes sociales, se dedica un apartado sobre la Formación a la carta y las Píldoras formativas, que son herramientas que entre otros beneficios pueden reducir la resistencia al cambio.
Marketing Digital. Presencia digital de tu empresa y autoridad.
Cada vez hay que tener más presente el Marketing Digital, y es que si hablamos de todos los conceptos que se deben controlar a la hora de establecer un plan de marketing en el ámbito digital, merecería más de una entrada dedicada a estos temas.
La autoridad es en pocas palabras, el predominio o popularidad de la empresa en Internet. La obtención de autoridad es un proceso de largo recorrido. Por este motivo, cuanto antes comencemos con nuestro proceso de digitalización de cara al exterior, primero podremos posicionar nuestra empresa.
Esta presencia se puede realizar a través de redes sociales, página web, directorios empresariales y otros medios de difusión de información.
Redes Sociales
Se debe tener en cuenta que no todas las redes sociales son aptas para cualquier negocio. Debe escogerse que redes sociales se van a utilizar e ir ampliando en función de factores externos, como la competencia o tendencias. Hay que tener en cuenta que mantener un perfil activo en estas redes es una tarea más y que no todas las redes sociales funcionan bajo las mismas premisas. No obstante, hay empresas que adaptan sus contenidos a casi todas las redes sociales con mucho éxito, pero que también realizan una gran inversión en procesos de marketing y creativos.
Puede que un perfil en redes sociales pueda sustituir a una página web. No obstante, tener una página web más o menos profesional, alojada en un servidor de calidad, ofrece una garantía mayor. También existen plataformas gratuitas que te permiten tener tu página web o un blog.
Posicionamiento de una página web
La presencia en directorios locales es casi inevitable en negocios enfocados al territorio donde están implantados, ya que te darán una visibilidad o mayor presencia para el posicionamiento local.
Debemos distinguir entre dos formas de lograr este posicionamiento preferente de una página web en la red de Internet, como son SEO y SEM. Dependiendo de los autores, la primera está dentro de la segunda, y para otros, ambas son estrategias diferentes pero, a al vez complementarias
- El SEM o Search Engine Marketing (Marketing mara motores de búsqueda) es la estrategia orientada a conseguir visibilidad en Internet utilizando cualquier medio de pago o publicidad.
- El SEO o Search Engine Optimization (Optimización de motores de búsqueda) está orientado a conseguir visibilidad en Internet a través de acciones y técnicas orientadas de manera «orgánica» para buscadores como Google o Bing (Microsoft)
Relación con el cliente
Es un factor fundamental a la hora de definir una estrategia de digitalización de la actividad.
La utilización de aplicaciones destinadas al control de la relación con el cliente, conocidas como CRM (customer relationship management) ayudan a organizar las comunicaciones con los clientes de una manera profesional. Estas aplicaciones no solo registran los datos de contacto, si no que se pueden planificar tareas, asignar funciones, medios y recursos, así como definir y obtener informes en tiempo real.
Relación con proveedores
Del mismo modo que con los clientes, la relación con los proveedores o colaboradores se puede digitalizar. Se pueden establecer directorios con información histórica de las conversaciones mantenidas, la documentación relacionada con estas y sobre todo la relación estadística de precios y calidades de productos y servicios. Todo ellos con el fin de aportar una mejor información para la toma de decisiones y de mantener un canal de comunicación fluido entre la organización y sus colaboradores externos.
Dirección y gestión
La implementación de todas las herramientas de digitalización y de la información que arrojan, en un cuadro de mandos en tiempo real ofrece información exacta y adecuada a cada circunstancia y momento para la toma de decisiones.
La dirección de la actividad puede tomar las decisiones adecuadas a la situación real del momento, sin esperar a la elaboración de informes. Además la comunicación dentro de la organización, a todos los niveles (salvo excepciones) es directa.
La digitalización de la gestión y procesos administrativos, produce sinergias y ahorros de tiempo, evitando la ineficiencia de recursos. Hay que tener en cuenta que la mayoría de la información relevante para la toma de decisiones procede de los sistemas contables y de gestión, así como de otros departamentos que mantienen relación con tareas administrativas.
Seguridad
La seguridad o ciberseguridad es un factor diferencial. El aumento de datos e información, incluso dependiendo del sector, sensible, hace de la seguridad en entornos digitales, no solo un aspecto a digitalizar, si no que es una obligación legal poner los medios necesarios para la salvaguarda de esta información.
La definición de protocolos de actuación para la elaboración de copias de seguridad de todos los procesos digitales y de la información que contienen y de la que se puede inferir de estos datos es un proceso de la digitalización fundamental.
La definición de una buena política de seguridad digital y el establecimiento de medidas tendentes a la preservación de nuestra identidad digital, información, informes y datos de carácter personal o íntimo, es la mejor inversión en digitalización.
La nube y el archivo digital
Cada vez es más patente la utilidad de los servicios de alojamiento en remoto. Los procesos participativos y colaborativos entre la organización e incluso con clientes y colaboradores externos, hacen de este tipo de servicio un factor de diferenciación con la competencia.
No solo ofrece la posibilidad de organizar y trabajar en remoto, también complementa el punto anterior y ofrece una mayor seguridad a la hora de conservar y almacenar información y datos relevantes. Con este objetivo, podemos efectuar un procedimiento para el archivo digital de toda la documentación.
Errores en la digitalización
Pero no es oro todo lo que reluce en el ámbito de la digitalización de la empresa. Existen múltiples inconvenientes a la hora de implantar procesos digitales en una organización. Los errores que principalmente se cometen a la hora de digitalizar la actividad, son:
Resistencia al cambio: Implicación de toda la organización
Este aspecto ya ha sido analizado en este artículo, pero no por ello debía obviarse, pues uno de los principales motivos de fracaso de la implantación de políticas y planes para la digitalización de la actividad.
Este rechazo o resistencia no solo se produce por parte de los trabajadores, muchas veces y al contrario de lo que puede parecer, el rechazo se produce por la propia dirección de la empresa. La ausencia de formación y sobre todo, de implicación y de convencimiento a la hora de trazar la panificación, es un error fundamental.
Ausencia de un plan de digitalización
Comenzar a trabajar en la digitalización de la actividad, sin tener un plan de digitalización diseñado, a pesar de producir beneficios, no es la mejor opción.
La planificación es fundamental. Definir las redes sociales en las que se va a tener presencia, la necesidad o no de una página web o los procedimientos de comunicación internos y políticas comerciales y de captación de clientes «digitales» y la relación con ellos es imprescindible.
Con la planificación, podemos definir el volumen de inversiones necesarias, donde centrar los esfuerzos y establecer los objetivos a conseguir de manera realista.
Escasez de recursos
Consecuencia de la falta de implicación en la organización o de la falta de planificación o ausencia de recursos, siendo el tiempo uno de los recursos fundamentales.
Como toda inversión, la digitalización de la empresa necesita un volumen de inversión adecuado a las necesidades y orientado a la consecución de rentabilidad, no solo económica, si no que también debemos obtener otros objetivos como la autoridad en nuestro sector.
Si necesitas ayuda para digitalizar tu actividad, puedes ponerte en contacto en el número de teléfono o por WhatsApp al 611 10 40 36. Si lo prefieres puedes enviar un correo electrónico a info@pmvadministracion.com
