El aumento del comercio electrónico, la generalización de la banca online, los procesos de contratación y el impulso recibido por estas herramientas digitales en la actividad económica, hace indispensable conocer el entorno digital en el que se desarrollan todos estos movimientos. Por este motivo, continúo con publicaciones relativas a este ámbito de la digitalización y economía digital.
La factura y su versión digital, es un documento de importancia capital en la actividad económica, con mucha relevancia a nivel contable y fiscal.
Contenido del artículo
¿Qué es una factura?
Podemos definir una factura como el documento, de ámbito mercantil, que acredita la transferencia de un producto o la realización de un servicio por parte del emisor del documento. En cambio, el receptor de la factura, no es necesariamente quien recibe el producto o disfruta de la prestación del servicio reflejado en la factura.
La factura está regulada en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Los empresarios o profesionales están obligados a la expedición de factura, por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad. Además, el propio Reglamento les impone la obligación de conservación de estas facturas expedidas y de las facturas recibidas en calidad de destinatarios, durante el desarrollo de la actividad empresarial.
Tipos de factura: La factura simplificada
Existen dos tipos de facturas, la Factura propiamente dicha y la Factura Simplificada.
La factura simplificada, tal y como expone el artículo del Reglamento, es una factura que NO contiene todos los datos para ser considerada factura.
La factura simplificada es utilizada, sobre todo y entre otros servicios o sectores, en:
- Ventas al por menor, si el destinatario no actúa como empresario o profesional
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transportes de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración.
- Peluquería.
- Aparcamiento de vehículos.
- Servicios de tintorería.
- Autopistas de peaje.
Además, también expedirán factura simplificada todos aquellos a los que la Agencia Estatal de la Administración Tributaria autorice, previa solicitud. La factura, como objeto legal, está regulado en este mismo Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y establece el contenido mínimo que debe figurar en cada factura.
Una factura puede expedirse por medio de papel, como se ha venido realizando tradicionalmente o a través de medios electrónicos.
¿Qué es una factura electrónica?
La Factura Electrónica, al igual que la Factura tradicional, está también regulada en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Una factura electrónica, a efectos legales, tiene la misma validez que una factura tradicional o en formato físico. La principal diferencia entre la factura electrónica y la factura tradicional, es que la primera se expide, envía y recibe en formato electrónico.
La factura electrónica, no sustituye a la factura en formato físico, simplemente es una alternativa a la factura tradicional. Toda factura electrónica, al igual que las emitidas en papel, debe garantizar su legibilidad, su autenticidad y trazabilidad y su integridad:
- La legibilidad se debe garantizar por los programas informáticos que crea la factura y/o recibe.
- La autenticidad y trazabilidad del archivo informático la asegura la identidad del emisor de la factura.
- La integridad de la Factura Electrónica, se puede asegurar mediante:
- La Firma Electrónica
- El Intercambio Electrónico de Datos
Ventajas de la factura electrónica
La emisión de facturas en formato electrónico tiene una serie de ventajas. Las principales ventajas son:
- Reducción de costes: Reducción tanto en costes de material para su emisión (papel, preimpreso o no, consumibles, adquisición de equipos de impresión…) como en coste de envío de las facturas físicas.
- Facilidad de acceso y archivo en medios electrónicos, por lo que se reduce la necesidad de espacio físico.
- La reducción de errores provocados por usuarios, mejorando al gestión y trazabilidad para su seguimiento.
Tipos de facturas electrónicas
Existen dos tipos de Facturas Electrónicas, ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas.
Facturas electrónicas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los programas contables o de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por estos programas.
Facturas electrónicas en formato NO estructurado
Las facturas en formato no estructurado son una imagen. Es decir, la Factura puede ser escaneada en formato JPG, PNG… entre otros o creada directamente a un archivo PDF.
La emisión en este Formato No Estructurado implica que para ser registradas o contabilizadas en los sistemas informáticos del receptor, requiere una intervención cuasi manual o no totalmente automatizada.
La diferencia estriba en que el Formato Estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el Formato No Estructurado no facilita el tratamiento automatizado.
Comprobación de la integridad de una Factura electrónica
En principio, la comprobación de la integridad de una Factura Electrónica es similar a la que aplicaríamos a una factura en papel recibida por medios tradicionales, es decir, se le aplicarían los procedimientos administrativos de control y comprobación usuales, tal y como establece el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre).
Algunos de las formas de asegurar la integridad de la factura digital son:
- Intercambio Electrónico de datos
- La Firma Digital del expedidor
Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
Además, en caso de que la Factura Electrónica se hubiera emitido mediante Intercambio Electrónico de Datos (EDI), debe existir previamente un acuerdo entre las partes, emisor y receptor, relativo a este intercambio de información.
En alguno de los pactos del acuerdo suscrito, además del uso de EDI, también deben establecerse los de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos que contienen los archivos intercambiados.
La Firma Digital
Hay que tener en cuenta La Firma Electrónica es, por si misma, un medio suficiente para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica.
Pero, también hay que tener en cuenta, que el hecho de que una Factura Electrónica contenga una Firma Electrónica, no hace que se eliminen o no sean necesarias las obligaciones recogidas en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, así como la realización de las comprobaciones pertinentes.
Estas actuaciones a realizar son la comprobación de la coherencia de los datos contenidos en la factura respecto al contrato o documentos precedentes, las cantidades que contiene la propia factura, los conceptos facturados e importes asociados.
La Factura Electrónica en la Administración
En el año 2013, se creó el Registro Contable de Facturas del Sector Público, consecuencia de la Ley 25/2013 de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica.
Obligados a emitir Factura Electrónica a la Administración
Según esta la Ley 25/2013, entre otras, están obligados a emitir sus facturas de manera electrónica a la administración las siguientes entidades:
- Sociedades Anónimas y Sociedades de Responsabilidad Limitada y Resto de Personas jurídicas, incluidas las derivadas de estas (Unipersonales, Nueva Empresa, Laborales…)
- Entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español
- Uniones temporales de empresas (UTE’s)
- Agrupación de interés económico (AIE’s).
Las Administraciones Públicas podrán eximir de esta obligación a todos aquellos proveedores que estando obligados por razón de su forma jurídica, el importe de sus facturas no supere los 5.000,00 euros.
Los autónomos NO están obligados a emitir sus facturas de manera electrónica a la administración.
Hay que tener en cuenta, que la decisión de presentar la factura en formato electrónico es única y exclusivamente del proveedor, no pudiendo obligar la entidad receptora al emisor a entregar la factura en formato físico por no superar el importe de 5.000,00 euros.
Desde el año 2015 todas las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas de contratistas y proveedores de bienes y servicios del Estado deben Presentar sus facturas de manera electrónica.
¿Quiénes están obligados a recibir Facturas en formato digital?
Las Administraciones Públicas obligadas por la Ley 25/2013 a recibir las facturas de manera electrónica son las definidas en la Ley de Contratos del Sector Público y las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales colaboradoras de los Organismos de la Seguridad Social.
Algunas de estas Administraciones Publicas, obligadas a recibir las facturas en formato electrónico. Estas entidades son:
- Las entidades dependientes de las Administraciones Generales del Estado,
- Las entidades dependientes de las Administraciones de las Comunidades Autónomas
- Las entidades dependientes de las Administraciones Locales.
- Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social.
- Las Universidades Públicas.
- Las entidades de derecho público con funciones de regulación o control (CNMV, CNC, Confederaciones Hidrográficas…)
- Las entidades de derecho público vinculadas a las Administraciones Públicas o que sean dependientes de estas.
No tendrán la consideración de Administraciones Públicas, a los efectos, las entidades públicas empresariales de ámbito Estatal, o que sean dependientes de las Comunidades Autónomas o de los Ayuntamientos.
De esto se deduce que no están obligadas a aceptar facturas electrónicas:
- Entidades públicas empresariales estatales y Sociedades Mercantiles de ámbito estatal.
- Organismos dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades Locales.
- Fundaciones públicas.
No obstante, que estas administraciones no estén obligadas a aceptar las facturas no quiere decir que no dispongan de los medios necesarios para su recepción.
¿Cómo presentar una factura en formato digital a la Administración?
Para presentar una factura de manera electrónica a la administración, es necesario, además de conocer las DIR3 asignadas al organismo o entidad pública, es necesario realizar la factura en formato electrónico.
Para este proceso es necesario disponer de un medio de identificación digital.
Las DIR3
Las DIR3 no son más que los códigos incluidos en el catálogo de las administraciones y entidades que aceptan o tienen la obligación de recibir las facturas en formato electrónico, estén adheridas al punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado.
Lo habitual es que estas DIR3 sean facilitadas por el propio organismo y se encuentren relacionadas en el documento de concesión, aprobación del gasto o contratación.
Aplicación Factura-e
El Ministerio de Industria, Energía y Turismo creó la aplicación Factura-e. Esta aplicación es una aplicación de de escritorio para la generación y envío de las Facturas Electrónicas.
Factura-e está orientada al uso por parte de pequeñas y medianas empresas y autónomos que no disponen de un software específico para la gestión, emisión y envío de Facturas Electrónicas. Además, permite el uso y la gestión de facturas con varios emisores, así como receptores.
Es una aplicación basada en software libre y que necesita que “JAVA” (Oracle) esté actualizado a su última versión.
Requisitos de Factura-e
Los requisitos necesarios de hardware para el correcto funcionamiento de Factura-e son bastante básicos, para que cualquier equipo informático pueda utilizarla. Tiene versiones para distintos sistemas operativos (Windows, Mac OS y distribuciones Linux), es decir, es una aplicación multiplataforma.
Portal FACe
La plataforma FACe, es un portal destinado, principalmente, a la recepción por parte de la administración de las facturas digitales de las cuales son destinatarios.
Además, también permite conocer el estado o situación de las facturas remitidas a la Administración o buscar las DIR3 de la entidad a la cual se factura.
Para enviar la factura se sigue un proceso intuitivo, en el que se deben adjuntar las facturas tanto en el formato estructurado de Factura Electrónica admitido por la administración, y a las que se puede acompañar o adjuntar, tanto de una imagen de la factura en PDF o cualquier otra información requerida por la administración (acuerdo, contrato, mediciones…) o que voluntariamente aporte el prestador del servicio o contratista.
Recomendación a la hora de facturar a la Administración
Se que existen entidades, que en contra del propio criterio tomado por la administración, están «obligando» a presentar las facturas de manera electrónico, a través del portal FACE o de su propia plataforma, independientemente del importe del contrato o factura.
Mi recomendación, en el caso de que una empresa o autónomo, suministre o preste un servicio para la administración, será facturar SIEMPRE de manera electrónica, aunque no llegue al umbral de 5.000,00 €.
El motivo no es otro que las ventajas que ofrece para el proveedor o contratista.
Estas ventajas son el aumento de la trazabilidad, evita pérdidas o extravíos de la documentación y favorece el seguimiento del estado o fase del flujo de aprobación de la factura, para su pago.
Factura electrónica entre empresas y consumidor
La Factura Electrónica, no solo se limita a las operaciones entre Empresas y Administraciones, también es un documento habitual entre empresas y consumidores, si bien, su contenido, requisistos siguen siendo los mismos, para la emisión de la Factura Electrónica es necesario el consentimiento del receptor, sea empresa o consumidor.
Emisión de una factura digital a una empresa o consumidor
Para poder emitir una Factura Electrónica se debe disponer de un programa informático o aplicación que cubra todos los requisistos técnicos establecidos, y que el destinatario de esa Factura Electrónica, también disponga de los medios técnicos, tanto físicos como software, para recibir, cotejar y comprobar ese archivo.
Es decir, la Factura Electrónica debe garantizar, como ya hemos analizado:
- La autenticidad del archivo
- La integridad de toda la información contenida
- Legibilidad
La Factura Electrónica puede ser enviada por un correo electrónico o transmitida a través de otra aplicación, o informando al destinatario de que esta está alojada en algún almacenamiento WEB.
Los formatos admitidos son múltiples. El formato más habitual es el PDF cifrado, para evitar su modificación. Son admitidos también formatos como XML, HTML, GIF o JPG, entre otros, siempre y cuando no puedan ser modificados ni alterados.
En principio, no es obligatorio que las Facturas Electrónicas estén firmadas digitalmente, pero como hemos visto, la realización de una Firma Electrónica por el expedidor, asegura el origen de la factura y de la integridad de los datos.
Expedición de la Factura en formato digital
Hay varias maneras de expedir una Factura Electrónica, pero las mas habitaules son:
- Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas, como pueden ser los propios de facturación y/o contabilidad usados en la empresa
- Mediante los programas incluidos en las distintas suites ofimáticas.
Existe la posibilidad de subcontratar esta operación de expedición a un tercero colaborador. Es decir esta entidad expide y envía de manera masiva las Facturas Electrónicas con los datos facilitados por el emisor.
Hay que tener en cuenta, que en este caso será el expedidor quien deberá prestar las garantías suficientes que aseguren el origen de las facturas y de la integridad de los datos que contengan.
La Factura Electrónica no restringe que se pueda Auto-facturar, es decir, que sea el propio destinatario quien cree la Factura Electrónica (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación)
Hay que tener en cuenta que la facturación en formatos obligatorios para la emisión de Facturas Electrónicas cuyo destinatario es la Administración, no tienen porque ser admitidos por empresas o consumidores.
Consentimiento del consumidor a la hora de recibir Facturas Electrónicas
Como hemos visto, el R.D. 1619/2012 de 30 de noviembre, define la factura electrónica como aquella que se emite en formato electrónico, y en su definición introduce el consentimiento por parte del destinatario, para que la factura pueda ser emitida en formato digital.
El consentimiento que debe prestar el destinatario de la Factura electrónica puede ser expreso o tácito. Las diferencias entre ambos:
- Consentimiento expreso: Se presta cuando el receptor de la Factura Electrónica presta su consentimiento por medios verbales o escritos.
- Consentimiento tácito: Este consentimiento resulta de los actos de los que se presuman que el receptor de la Factura Electrónica ha prestado su consentimiento.
En ambos casos, el consumidor debe estar informado.
En caso de que el destinatario de la Factura Electrónica hubiera estado recibiendo las Facturas en formato tradicional, y el emisor quisiera Facturar de manera Electrónica a partir de un momento, el destinatario deberá ser informado, por el mismo medio por el que venía recibiendo las facturas, de que se va a proceder a cambiar el modo de emisión de las facturas por medios electrónicos.
La comunicación del cambio a la Facturación Digital
En esta comunicación relativa al cambio de facturación, el emisor, deberá contemplar la posibilidad de que el receptor pueda rechazar la facturación de forma electrónica.
Además, otro condicionanate a este cambio de metodología de facturación es que el receptor de la Factura Electrónica debe tener los dispositivos y programas adecuados para la recepción de la Factura Electrónica.
En todo caso, el emisor debe dar opción al receptor de revocar su consentimiento en cualquier momento, así como facilitar los medios o formas de revocar el consentimiento.
Además, hay que tener en cuenta, que un consumidor final o empresa revoque su consentimiento, no afecta al derecho de acceso a las facturas emitidas por medios electrónicos con anterioridad a esta renuncia, por lo que el emisor deberá poner a disposición la relación de las Facturas Electrónicas emitidas durante al menos 3 años.
