La obtención del Certificado Digital, en esta época tan cambiante, es casi imprescindible. La utilidad de un Certificado Digital es indiscutible. Al ahorro de tiempo y desplazamientos a la hora de realizar gestiones, hay que unirle otras ventajas, que en tiempos de pandemia se hacen evidentes.
El artículo 14 de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece los obligados a comunicarse por medios electrónicos con la Administración:
- Las personas jurídicas.
- Las entidades sin personalidad jurídica.
- Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
- Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.
- Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.
Pero, que no se esté obligado a comunicarse por medios telemáticos con la administración, no impide aprovechar las ventajas que ofrece la Administración Electrónica.
Contenido del artículo
Utilidad del Certificado Digital
La utilidad, no solo se limita a aquellas entidades y personas obligadas a comunicarse por medios electrónicos con la administración.
Una persona, que no entre dentro de los obligados definidos en la Ley 39/2015, y que obtenga su Certificado Digital de Persona Física, puede realizar a través de internet, entre otros, los siguientes trámites:
- Presentación y liquidación de impuestos
- Presentación de recursos y reclamaciones a través de internet
- Consulta de multas de circulación y puntos pendientes del Permiso de Conducción
- Llevar el Permiso de Conducción en nuestro smartphone
- Consulta y trámites para solicitud de subvenciones desde cualquier dispositivo
- Firma electrónica de documentos y formularios oficiales y de otros documentos privados
¿Dónde puedo obtener un Certificado Digital?
El Certificado Digital puede ser emitido por cualquiera de las entidades denominadas en la propia ley 39/2015 como «prestadores de servicios de certificación’’.
Estos «prestadores de servicios de certificación» se pueden consultar en el siguiente enlace.
En este artículo detallaremos el proceso de obtención del Certificado Digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
La Fabrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) es la entidad, que mediante el Proyecto CERES (CERtificación ESpañola) pretende entre otras organizaciones, acelerar el proceso de digitalización de la sociedad.
CERES se centra en ofrecer los medios que sirvan para autentificar y garantizar la privacidad y confidencialidad de las actuaciones y comunicaciones, en el ámbito público y privado de ciudadanos, empresas e instituciones y administraciones públicas, a través de medios digitales.
¿Existen otros medios de Identificación Digital?
Además del uso del Certificado Digital como medio de identificación, existen otros medios de identificación digital ante la administración como son:
- El DNI electrónico (Que aloja un certificado digital) y
- El método de intercambio de claves concertadas entre administración y usuario, denominado Clave PIN, en sus dos modalidades, ocasional y permanente.
Estos otros medios de identificación digital, serán objetos de sucesivos artículos.
¿Qué es un Certificado Digital?
No hay que diferenciar entre Certificado Electrónico y Certificado Digital. Ambos conceptos son sinónimos.
Un Certificado Electrónico «es un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad«. Así lo establece el artículo 6 de la ley 59/2003 de de 19 de diciembre, de firma electrónica.
El Certificado Digital es un documento electrónico que identifica al titular del mismo, mediante la firma o prestación de una entidad de certificación.
No hay que confundir un medio de identificación digital con la identidad digital de una persona o entidad.
La identidad digital está definida por el rastro o evidencias que deja en Internet las actividades realizadas por una persona o entidad. Es decir, la Identidad Digital es el conjunto de información que una persona o entidad aloja, comunica, utiliza o comparte a través de su propia plataforma, como puede ser una página WEB, o a través de sus redes sociales.
La Identificación Digital, es el proceso por el cual una persona o entidad se identifica ante terceros mediante el uso de un medio de identificación digital. El Certificado Digital es uno de estos medios de identificación digital.
La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT)
Como se ha detallado anteriormente, el Certificado Digital se puede obtener utilizando los servicios de un «prestador de servicios de identificación«.
La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre es el prestador de servicios de identificación al que he recurrido de manera habitual. No he encontrado ninguna plataforma digital relacionada con la administración, independientemente del nivel territorial en que se organiza el Estado (Municipal, autonómico o estatal) que rechace o no admita ninguno de los certificados emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre ofrece servicios de identificación electrónica, mediante la expedición de Certificados Electrónicos, para la identificación de:
Personas Físicas
Este certificado se puede obtener de dos maneras:
- Por el procedimiento establecido por la FNMT, que exige la identificación de manera presencial o mediante video conferencia. Esta obligación de identificación la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica en su artículo 12 en su apartado a).
- Mediante la utilización de otro medio de identificación digital. En este caso, mediante la utilización del DNI electrónico, en cuyo caso el proceso presencial para la identificación ya no es necesario.
Esta es la única modalidad de certificado que se ofrece por la FNMT, tanto para sistemas operativos Mac, Distribuciones Linux o Windows, identificado como Certificado Digital Software y para el Sistema Operativo Androdid. Hay que tener en cuenta que si se solicita un Certificado Digital Android, revocamos el Certificado Digital Software.
Si bien el Certificado Digital para Software, para sistemas operativos Mac, Distribuciones Linux o Windows, se puede instalar en sistemas operativos Android para sus versiones superiores a la número 8.
Representante
Dentro de esta categoría, se distinguen varios tipos de certificado, dependiendo de la forma jurídica y especificidades de representación de la entidad a representar.
Administrador único o solidario
El Certificado identifica al representante de una entidad con cargo de administrador único o solidario inscrito en el Registro Mercantil.
Representante de Persona Jurídica
El Certificado identifica al representante de una entidad, que no tiene la condición de administrador único o solidario, pero que si se ha inscrito en el Registro Mercantil.
Representante de Entidad Sin Personalidad Jurídica
El Certificado identifica al representante de entidades sin personalidad jurídica como Comunidades de Bienes o Herencias Yacentes.
Administración Pública
Son los certificados emitidos en función de la ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Esta ley regula el sistema de identificación de las administraciones públicas a través de medios digitales, así como de su personal.
Certificados de Componentes
Estos Certificados son básicamente los certificados SLL (Secure Sockets Layer) de servidores, que identifican la existencia de una conexión segura. Además, también ofrece otros certificados, como los certificados de firma de código para aplicaciones informáticas.
Pasos para obtener el Certificado Digital de la FNMT
Nos centraremos en los pasos necesarios para la obtención de los Certificados Digitales de Persona Física y de Representante.
Para su obtención a través del servicio que ofrece la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, se han de seguir cuatro pasos.
Paso 1: Configuración previa del equipo informático
El primero y trascendental es descargarse la aplicación de Configuración propia de la FNMT. El proceso que realiza esta aplicación de configuración se podría hacer de manera manual, pero su instalación ahorra muchos quebraderos de cabeza.
Paso 2: Solicitud del Certificado Digital
Después de definir el tipo de certificado que necesitamos, en función de las necesidades (Persona Física, Representante de Persona Jurídica o Representante de Persona Sin Personalidad Jurídica) procederemos a realizar la solicitud del certificado.
La Clave del Certificado Digital
Durante este proceso de solicitud, nos solicitaran la clave que será necesaria para su correcta instalación en el proceso de descarga del certificado.
Esta clave debe ser custodiada hasta finalizar el proceso de descarga, pues sin ella no podremos descargar e instalar el certificado. Si extraviamos o no recordamos esta clave, deberemos comenzar el proceso realizando una nueva solicitud y un nuevo paso de acreditación.
Identificación mediante el DNI Electrónico
Hay que tener en cuenta, que cuando se trate de un certificado de Representante de Persona Jurídica de un Administrador Único o solidario, en realidad lo que se debe solicitar es el Certificado de Persona Física. Una vez obtenido el Certificado de Persona Física, podemos obtener el Certificado de Representación.
Otra peculiaridad, es que si tenemos el DNI Electrónico, podemos obtener directamente nuestro Certificado Digital de Persona Física de la FNMT o nuestro Certificado Digital de representante como Administrador Único o Solidario. En este caso para la obtención del Certificado Digital, basta con la identificación a través del DNI Electrónico.
Actualizaciones durante el proceso de obtención del Certificado Digital
Se debe señalar, que cualquier cambio en nuestro equipo desde que se efectúe al solicitud hasta que se proceda a realizar la descarga del Certificado Digital, puede ocasionar problemas o incluso la invalidación de todo el procedimiento.
Por este motivo es aconsejable y así lo hace la FNMT, no efectuar actualizaciones en el equipo informático durante ese intervalo de tiempo que comprende la solicitud y la descarga.
Una vez concluida la solicitud, se recibirá en el la dirección de correo electrónico facilitada durante el procedimiento, el Código de Solicitud.
Paso 3: Acreditación de la identidad
Este paso es necesario y obligatorio.
La identificación mediante el DNI Electrónico solo es válida para la obtención de los Certificados Digitales de Persona Física y de Personas Jurídica en caso de Administrador Único o Solidario.
¿Dónde acudir a acreditar la identidad?
El proceso de identificación puede realizarse ante las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, Oficinas de la Seguridad Social y Delegaciones de Gobierno (Ministerio de Administraciones Públicas) entre otras.
Existen otros organismos públicos, como la CNMV o la Comunidad Foral de Navarra, u oficinas de Colegios Profesionales donde se puede realizar este procedimiento de identificación. En algunos de ellos pueden pedir alguna contraprestación por este servicio.
Hay que tener muy presente, que en la mayoría de estos organismos es necesaria la solicitud de una cita previa.
Para facilitar la búsqueda de la oficina más cercana la FNMT ofrece un buscador de estas oficinas donde poder acreditar la identidad.
La identificación mediante video-llamada o Video identificación
Existe la posibilidad de cumplir con el requisito de acreditación de la identidad mediante video-llamada. Para ello el órgano o entidad que deba realizar la identificación debe tener habilitados los medios para ello y los procesos definidos.
La AEAT ya dispone de este procedimiento para la identificación mediante vídeo llamada durante el proceso de obtención del la Cl@ve PIN. Para este proceso es necesaria la utilización de la aplicación ZOOM.
Documentación necesaria para acreditar la identidad y/o la representación
Además del Código de Solicitud obtenido en el paso anterior, en todo caso debe llevarse al proceso de identificación el documento de identificación (DNI, NIE, Tarjeta de Residente y/o pasaporte) de la persona o representante.
En el caso del Certificado Digital de Representación de Entidades con Personalidad Jurídica (distinto del de Administrador Único o Solidario) y en el de Representación de Entidades Sin Personalidad Jurídica, deberá aportarse documentación complementaria, como notas expedidas por el registro o registros competentes que acrediten la representación, nombramiento e identificación del representante o escrituras de apoderamiento del representante.
Para las entidades que no están obligadas a estar inscritas en ningún registro oficial, los estatutos que designen al representante o declaraciones firmados por un número de personas o asociados suficientes que aseveren la identificación del representante.
La opción de hacer el proceso de identificación a través de las oficinas de correos
Existe un procedimiento de identificación ante las Oficinas de la Sociedad Estatal de Correos y Telégrafos, para el cual, a día de hoy, no es necesaria cita previa. Este procedimiento de identificación ante las Oficina de Correos no se ha establecido para la obtención del Certificado de Personas Físicas y de Representante en caso de Administrador Único o Solidario.
Para llevar a cabo el proceso de identificación a través de una Oficina de Correos, solo se ha de completar el formulario y reunir la documentación necesaria, para enviarla a la Oficina de Registro Virtual.
La documentación que se aporta junto a la solicitud no deberá superar las 70 páginas. Hay que tener en cuenta que es un proceso que evita desplazamientos, pero que puede ser más lento en su resolución.
Paso 4: Descarga del Certificado Digital
La descarga del certificado es el último paso. Una vez realizado el proceso de identificación, recibiremos un correo electrónico a la dirección notificada, en el que nos informarán para proceder a la descarga del certificado.
Es muy importante recordar la clave que se indicó en el proceso de solicitud, pues será necesaria para proceder a la descarga y correcta instalación del certificado.
Después de realizar la descarga e instalación del certificado, nos ofrecerá la posibilidad de realizar una copia de seguridad del certificado instalado. Para ello debemos informar del directorio donde queremos que se aloje esta copia de seguridad.
Recomendación de seguridad
Mi recomendación es instalar este certificado en, al menos otro equipo informático, como medida de seguridad.
En caso de extravío de un equipo informático que tenga un Certificado Digital instalado, aunque tengamos establecidas las medidas de seguridad de protección del equipo, es recomendable solicitar la revocación del certificado o realizar una nueva solicitud del certificado.
Realizar una nueva solicitud de un Certificado Digital revoca de manera automática el anterior.
Caducidad y Renovación de un Certificado Digital
Caducidad del Certificado Digital
La caducidad de un Certificado Digital emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre no depende del titular del certificado.
Tanto si el certificado es de Persona Física, como si el Certificado Digital es de representación de una Persona Jurídica su caducidad es de dos años
Renovación
¿Qué Certificados Digitales se pueden renovar?
El proceso de renovación de un certificado de Persona Física, para Administrador Único o para Administrador Solidario, se puede realizar durante los 60 días anteriores a su caducidad, teniendo en cuenta que este proceso se puede realizar de manera telemática.
Este proceso se realiza desde la propia plataforma de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y no llevará más de una hora.
Una aplicación que debe tenerse instalada para la renovación es la aplicación Autofirma.
Esta aplicación permite identificarnos ente la Administración en múltiples aplicaciones y plataformas. Autofirma es una aplicación que se ejecuta desde el navegador, pero que además permite efectuar la firma digital de documentos electrónicos.
¿Qué Certificado Digitales No se pueden renovar?
Hay que tener muy en cuenta, que los certificados de representante de Entidades Con y Sin Personalidad Jurídica Propia, no pueden ser renovados y llegada su caducidad, deben ser solicitados de nuevo.
