La digitalización de los procesos administrativos es cada vez más relevante en los departamentos de administración de las enpresas. Desde la presentación de las autoliquidaciones y declaraciones informativas, hasta la diligencia de Libros Contables o el depósito de las Cuentas Anuales, son procesos que ya se realizan casi exclusivamente mediante procesos y sistemas de intercambio de información por medios telemáticos.
En entradas anteriores ya expuse las obligaciones y periodos de conservación la documentación que genera la actividad económica. Con el fin de completar el artículo mencionado, he elaborado esta mini-guía para comenzar a realizar un archivo digital.
Contenido del artículo
El Archivo digital
Todos los que trabajamos o hemos trabajado en departamentos de administración, despachos profesionales o gabinetes técnicos, sabemos la cantidad de papel que se maneja. Este papel, muchas veces es un gasto inútil, que ocupa un espacio.
Mucha gente se imagina este proceso como un trabajo tedioso y costoso. Puede ser que estén en lo cierto, si no se tienen los conceptos claros.
Otra mucha otra gente, cree que la digitalización o la creación del archivo digital, se realiza mediante complicados procesos por máquina automática s que suplen, incluso, la figura del empleado. Nada más lejos de la realidad.
Ventajas del archivo digital
Al proceso de digitalización de nuestro archivo hay que añadir una serie de ventajas ventajas, que se traducen básicamente en al ahorro de tres elementos, que no le sobra a nadie::
- Tiempo. Las búsquedas en un archivo digital es mucho más rápida, sencilla y selectiva, que una búsqueda en un archivo físico. Un archivo físico, repleto de papeles, carpetas, AZ o cajas de archivo, es mucho más tedioso y pesado de manejar y mover, que los archivos digitales. Favorece al fluidez en los procesos administrativos y de comunicación entre los miembros de la organización, con los clientes y proveedores. El aumento de la productividad en las empresas que implantan un archivo digital es muy significativo.
- Espacio. Cuantas estanterías tienes a tu alrededor, repletas de papeles que puede que nunca busques y que están ocupando un espacio que pudiera servir para múltiples actividades. Este espacio puede servir, desde la colocación de un nuevo puesto de trabajo, o establecer una nueva zona de reuniones o incluso, porque no de esparcimiento para el personal.
- Papel, archivadores y otros consumibles. Parece un gasto pequeño, pero por pequeño que sea, que no lo es, ya estás ahorrando en la actividad desde el primer momento en que decides llevar a cabo un plan para implantar el archivo digital en tu negocio.
¿Cuándo empezar a archivar de manera digital?
La respuesta es muy sencilla: Cuanto antes. Piensa que cuanto más tarde se realice la adaptación, más documentación se acumulará para proceder a digitalizarla. Un buen comienzo es comenzar desde el día que se decide empezar a guardar los archivos de forma digital.
Para poder implantar un archivo digital, hay que involucrar a la organización, al menos a los elementos que integran los departamentos afectados. Para ello habrá que vencer resistencias, que como en todo cambio, existirán. Incluso saldrán miedos a la luz. Por este motivo, hay que hacer un verdadero ejercicio docente a la hora de explicar los motivos y las ventajas, que no solo son para la empresa, si no que también redundan en los trabajadores implicados. Estos trabajadores involucrados, además deberán recibir la correspondiente formación y los medios necesarios.
Miedos a la hora de establecer un archivo digital
Como en todo cambio, existirán miedos en todos los escalones de la organización involucrados en esta tarea de realizar el archivo digital. Algunos de estos miedos pueden ser:
- Pérdida de la información. Muchos creerán que un archivo digital es mucho más vulnerable a las pérdidas de documentación que un archivo físico. al igual que en con un archivo físico, si el archivo digital no está lo suficientemente «protegido» la documentación se puede extraviar. Afortunadamente, en el ámbito digital existen múltiples medidas, desde copias en múltiples respaldos, en diferentes equipos e incluso lugares, hasta la copia en «la nube». Mientras que en el ámbito físico, el archivo deberá ser protegido con otro tipo de medidas que requieren más recursos mas costosos. La protección de los archivos digitales se pueden hacer de la manera mucho más eficiente. El incendio o inundación de un archivo físico, aunque poco probable, es plausible. Mientras, que en un archivo digital esos condicionantes no van a existir, siempre y cuando se establezcan las medidas de seguridad y estas sean atendidas por el personal.
- Accesos no autorizados a la información. Al igual que para el acceso del personal al archivo físico por parte del personal o terceros, se definen roles, en el ámbito digital estos roles y permisos son mucho más ágiles y seguros. Existen múltiples aplicaciones que te permiten desplegar permisos de acceso a cada persona, a la información que necesita en cada momento para el desempeño de sus funciones. Ni más de la información necesaria, ni menos de la existente.
Pasos para la creación de un archivo digital
Los pasos a dar para implantar el archivo digital en tu organización ya han sido casi todos mencionados. El primero de ellos es la voluntad de empezar. Para ellos vamos a definir tres aspectos que habrá que tener muy en cuenta.
Define las variables a tener en cuenta
La primera de estas variables es la definición de las necesidades de la actividad y los requisitos necesarios. Para ello, podemos hacer la relación del tipo de documentos que van a integrar el archivo digital, los departamentos o personas encargados de efectuar el trabajo de digitalización, sus roles dentro de la organización, autorizaciones de acceso y las especificaciones técnicas de los documentos a digitalizar, junto a los formatos en que van a ser almacenados.
Creación de un procedimiento
Una vez que tenemos claros los requisitos, medios y responsables que van a encargarse de la elaboración de los trabajos de digitalización, deberemos plasmar en un documento todas estas variables de forma ordenada. Este documento será la base para la elaboración del archivo.
Este documento o procedimiento estará abierto a cambios que mejoren y simplifiquen el proceso. De esta manera, se podrán incorporar todas aquellas medidas o cambios que eliminen duplicidades o ineficiencias, que además pueden hacer fracasar el proyecto de digitalizar el archivo y desalentar al personal involucrado.
Concienciación del personal. Cambio de cultura.
La concienciación e involucración del personal es primordial si queremos tener éxito en implantar el archivo digital. Hay que fijar una estrategia en paralelo a la elaboración del procedimiento. Lo ideal es que una amplia parte de la organización este inmersa en la ejecución de este proyecto de digitalización.
La implantación del archivo digital supone un cambio de cultura dentro de la empresa. Para evitar el rechazo del personal, lo ideal es que la implantación se realice de forma secuencial. Aunque puede que las exigencias no permitan que los cambios se adapten al personal y sea este quien deba adaptarse a la nueva situación.
Conclusiones
La implantación de un archivo digital por tedioso que parezca, es una oportunidad para agilizar procesos dentro de la empresa y después poder llevar a cabo nuevos cambios, que faciliten el trabajo y hagan que nuestra actividad sea aún más eficiente y aumente la productividad.
Si tienes alguna duda sobre como implantar o confeccionar tu procedimiento para la digitalización de tu archivo, puedes ponerte en contacto conmigo a través de el área de contacto de esta web o en mi perfil de LinkedIn.
