Como cada lunes temprano, enciendes tu ordenador, accedes a tu bandeja de entrada y tienes un correo de la Administración Estatal de la Agencia Tributaria. Accedes a ella y te preguntas cual puede ser el motivo de este mensaje. Al abrir la notificación, en la primera página, aparece la coletilla; «PRIMERA PÁGINA INTENCIONADAMENTE EN BLANCO«, lo que ya te da motivos para intuir que vas a ser objeto de un procedimiento de inspección tributaria.
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¿Qué es un procedimiento de inspección tributaria?
El procedimiento de inspección tiene como finalidad la comprobación del correcto cumplimiento de las obligaciones en materia tributaria por parte de los contribuyentes. Este procedimiento se lleva a cabo por la Administración Tributaria, analizando los valores, actos y elementos que los soportan, a la hora de elaborar las liquidaciones impositivas por el obligado o contribuyente.
Es decir, la Administración Tributaria, cuando abre un procedimiento de inspección a un obligado tributario, busca errores relevantes en los hechos declarados u omisiones de estos hechos, que pudieran ser objeto de inclusión en esas declaraciones.
En la actualidad estos procesos se están realizando de manera virtual, incluso a personas o entidades que no están obligados a comunicarse por medios telemáticos con la administración.
El proceso de inspección, por lo general, realiza mediante comunicaciones telemáticas y el intercambio de información y documentación a través de la propia plataforma de la Agencia Tributaria.
Además, existe la obligación por parte de muchas entidades de comunicarse con la administración por medios electrónicos y por tanto, casi se hace indispensable la utilización del certificado digital.
Alcance del procedimiento de inspección
El procedimiento de inspección puede tener un alcance general o por el contrario, puede ser parcial. En este segundo caso, cuando el alcance es parcial, las actuaciones y comprobaciones que realiza la administración no alcanzan a la totalidad de las obligaciones tributarias del sujeto.
Hay que señalar, que una vez que el procedimiento de inspección finalice y exista una liquidación provisional, esta no podrá modificarse mediante el inicio de un nuevo procedimiento de inspección iniciado con posterioridad. Esto será así, siempre y cuando no existan elementos cuya comprobación no hubiera sido posible durante el procedimiento.
¿Qué documentación es objeto de la inspección tributaria?
Al contrario de lo que mucha gente piensa, las actuaciones de inspección no no solo se circunscriben al estudio y revisión de las facturas recibidas o emitidas por el sujeto de la inspección tributaria. La Administración puede solicitar y examinar todo tipo de documentación «con transcendencia tributaria».
Los documentos con transcendencia tributaria son:
- Libros contables. Principales y auxiliares
- Justificantes
- Facturas emitidas y recibidas
- Bases de datos informáticas, programas informáticos y registros informáticos
- La correspondencia y comunicaciones
- Cualquier otro documento con transcendencia tributaria: Albaranes, documentos de transporte, contratos…
Además, llegado el caso y si fuera preciso, la Administración, durante un procedimiento de inspección, podrá acceder a instalaciones, fincas y locales donde se desarrollen las actividades, dónde estén los bienes objetos de inspección, o dónde se sospeche que exista documentación relevante.
¿Dónde está regulado el procedimiento de inspección?
El procedimiento de inspección está regulado en el Capítulo IV de la Ley 58/2003 de 17 de diciembre, Ley General Tributaria.
El ordenamiento define los aspectos y el funcionamiento de el procedimiento de inspección. Entre otros, los más relevantes son:
- Las funciones y facultades de la Administración durante un procedimiento de inspección
- La documentación que se elabora y que documentan las actuaciones de inspección. Esta documentación son las comunicaciones, diligencias, informes y actas. Estas últimas, las actas, que tienen un valor probatorio, presumiéndose ciertos los actos incluidos y con naturaleza de documento público.
- Las actas emitidas por la inspección tributaria deberán contener una información mínima y definida en la propia Ley
- Estas actas pueden ser con Acuerdo, Actas de conformidad y Actas de disconformidad.
- Las obligaciones y derechos del contribuyente inspeccionado
- Duración del procedimiento. Este plazo es de 18 meses con carácter general, ampliándose a 27 meses en determinados supuestos:
- Que la entidad sujeto de inspección sea considerada Gran Empresa por la AEAT
- La entidad esté dentro de un Grupo de Consolidación fiscal
- Que la entidad este sujeta al régimen especial de grupo de entidades que esté siendo objeto de una inspección
- Los plazos de suspensión del procedimiento
- El horario y lugar donde se realizarán las actuaciones propias del procedimiento de inspección tributaria
¿Puede ser voluntario un proceso de inspección tributaria?
El proceso de inspección se suele iniciar de oficio. No obstante esta previsto en el ordenamiento, que si al sujeto se le comunica el inicio de un procedimiento de inspección de carácter parcial, este puede solicitar que el alcance de las actuaciones pase a ser general y por tanto la inspección será de carácter voluntario.
¿Qué derechos tienes como contribuyente?
En la misma notificación que comunica el inicio de las actuaciones del procedimiento de inspección, se informa al contribuyente de sus obligaciones y derechos, tal y como obliga la legislación.
Estos derechos los puedes consultar en la página del Ministerio de Hacienda. Los más relevantes se pueden resumir, en mi opinión, en:
- Ser informado, asistido por la administración y el derecho a ser escuchado
- Derecho a conocer en que estado está el expediente y el acceso a la información y documentación que contiene
- Efectuar alegaciones y aportar cuanta documentación se estime relevante
- La obligación por parte de la administración de abonar intereses de demora
- La información y documentación obtenida mediante las actuaciones realizadas bajo el amparo del procedimiento de inspección, tienen carácter reservadas y únicamente se utilizaran para el fin para el que se obtuvieron, sin que puedan ser cedidos a terceros.
¿Qué hacer ante una inspección tributaria?
Desde mi experiencia, y teniendo en cuenta que cada persona o empresa tiene sus peculiaridades, voy a dejar cinco consejos con lo cuales me ha ido bien a la hora de enfrentarme a un procedimiento de inspección abierto por la Agencia Tributaria.
Es cierto, que no todos los casos son iguales y que cada uno de ellos deberá estudiarse con su debido tiempo y tranquilidad, pero siguiendo estos consejos, reduciremos entre otros aspectos la conflictividad y eliminaremos cualquier aspecto negativo, que como en todos los aspectos de la vida, pueden influir en el resultado del procedimiento.
Si sigues estos consejos, reducirás las sanciones por ocultación o comportamiento negligente ante al administración tributaria o la «temida» estimación indirecta de ingresos.
Primer consejo: Mantener la calma
Evita hacer conjeturas antes de leer la comunicación de inicio de actuaciones inspectoras por parte de la Administración. Lee la comunicación con detenimiento. Si es necesario, re-léela cuantas veces necesites, resaltando aquellos aspectos en los que el actuario hace hincapié.
Si bien es cierto que la gran mayoría de las comunicaciones son muy generalistas, solicitando siempre la misma documentación, a veces suelen aportar o solicitar información del motivo que ha hecho que la administración se «fije» en nosotros.
Establece una planificación de tareas y síguela punto por punto, para evitar abandonar el resto de tus actividades. El objetivo no es otro que prestar la atención debida a al proceso de inspección, sin desviarte de tus otras tareas cotidianas. Una inspección es un proceso más, dale la importancia que tiene.
Segundo consejo: Obtén toda la información y documentación que se requiere.
Una vez que tienes claro la documentación e información que el actuario te solicita, recábala y ordénala. Como sabes, la administración tributaria te exigirá esa documentación en determinados formatos y especificaciones. Si llevas una buena gestión y conservación de la documentación de la actividad, te ayudará mucho en este proceso de búsqueda y obtención.
Ordena de manera separada la documentación, tal y como aparece en la comunicación.
Revisa toda la documentación y cotéjala con las declaraciones efectuadas durante el o los ejercicios (normalmente dos) para los que se te requiere. Este proceso realízalo como si de una auditoría de índole fiscal se tratara. Para ello, debes examinar esta documentación con ojo crítico, sin entrar en reproches.
Estudia y revisa las declaraciones minuciosamente, realizando las comprobaciones necesarias y la revisión de los cálculos realizados. Reformula y plasma en una hoja de cálculo, si fuera necesario, los modelos informativos y autoliquidaciones presentadas a la administración tributaria . Anota los posibles errores que pudieras encontrar, por si fueran el motivo o detonante de las actuaciones de comprobación por parte de la Administración.
Calcula el efecto de estos errores detectados sobre las liquidaciones, por si fueran relevantes o tuvieran una gran incidencia en forma de desviación, sobre los importes o resultados declarados.
Revisa las deducciones aplicadas y su justificación, los cálculos de las provisiones y depreciaciones, y los ajustes contables y extracontables realizados.
Tercer consejo: Establece contacto con el actuario
Una vez leída la notificación del inicio de las actuaciones inspectoras, y examinada la documentación que tienes controlada, establece contacto con el actuario.
Escucha atentamente y exponle las dificultades que puedas tener, así como todas aquellas dudas que te puedan surgir sobre el procedimiento.
Cuarto consejo: Contesta lo antes posible
No agotes los plazos para contestar y aporta toda la documentación requerida, tan pronto como te sea posible. Se claro y conciso, he incluso advirtiendo los posibles errores que hayas detectado. Ponlo fácil y no escatimes en explicaciones. Recuerda que estas explicaciones no deben ser excusas.
Si no encuentras, o no tienes controlada parte o la totalidad de la documentación que se solicita en la comunicación y sucesivos requerimientos de la Agencia, expón los motivos por los cuales no puedes aportarla e indica los plazos que necesitas para poder aportar o conseguir esa documentación.
Acompaña la documentación siempre de un escrito, que además de las explicaciones solicitadas, también deje constancia de la documentación que adhieres al expediente, por si algún documento se subiera de forma errónea o equivocada.
Quinto consejo: Recuerda que al otro lado hay una persona
El actuario está haciendo su trabajo, él no te «ha elegido», ni tiene ninguna enemistad contra ti (y así debe seguir), le han «cargado» la realización de esa inspección. Procura mantener una relación de cordialidad y de colaboración.
