Con motivo de las últimas noticias, y debido al entorno tan cambiante en el que estamos inmersos debido a la situación económica, en la entrada de esta semana voy a detallar, desde mi experiencia, los 8 pasos a dar para realizar la selección de un colaborador en nuestra actividad.
La palabra colaborador puede tener varias acepciones. En el caso que nos ocupa es sinónimo de proveedor, subcontratista, asociado o partícipe de un mismo fin. Es decir, estos 8 pasos se pueden usar, para la búsqueda de nuevos suministros, una nueva subcontrata, un prestador de servicios o un nuevo socio para la ejecución de un nuevo proyecto o actividad.
El esquema y las actuaciones que se exponen en esta publicación deben adecuarse a las necesidades de cada actividad. También se debe adaptar en función de la importancia que tenga cada uno de los contratos para el desarrollo de la actividad.
La adaptación o eliminación de fases se puede realizar en función del volumen del suministro, del importe estimado, de la importancia de la necesidad a cubrir o de los trabajos a realizar.
Estos pasos no son secuenciales, si no que unos solapan con otros, siendo muchas veces coincidentes en el tiempo.
Esta búsqueda de nuevos colaboradores es un proceso que debe estar activo en todo momento, y es una de las actividades que debe planificarse, sobre todo en un escenario tan volátil y cambiante como en el que nos encontramos.
Contenido del artículo
Paso 1: Definición de la necesidad
En este primer paso debemos determinar la necesidad o necesidades que debemos cubrir. Estas necesidades pueden ser por la necesidad de un nuevo suministro o encontrar un nuevo prestador de servicios o una nueva subcontrata, para cubrir una necesidad preexistente o una necesidad surgida de una nueva línea de negocio.
Las necesidades tienen tres aspectos fundamentales:
- El aspecto técnico, que debe ser delimitado por las especificaciones técnicas de nuestra necesidad. Definido por cuestiones cuantitativas y cualitativas del producto o calidad del servicio a contratar.
- El aspecto económico y sus implicaciones para nuestra actividad. Es decir, debemos establecer un precio objetivo o precio estimado mínimo y el aumento que estamos dispuestos a asumir en el precio.
- El tiempo de suministro o ejecución de los servicios o trabajos a efectuar.
De nada sirve ahorrar en la contratación de nuestros suministros o colaboradores, si reducimos nuestra calidad. La reducción de calidad de nuestro producto puede ocasionar una merma de la rentabilidad mayor al ahorro producido en la contratación.
El factor tiempo
El tiempo es, en la mayoría de ocasiones, el aspecto o factor más importante a la hora de contratar. La cadena de suministros o el tiempo utilizado en la ejecución de los trabajos.
Sufrir una rotura de stock, tanto de producto terminado, como de materia prima o no acabar en tiempo un proyecto o encargo, puede suponer, además de pérdidas económicas en términos de rentabilidad, también una pérdida de imagen y reputación.
Por este motivo, es recomendable tener un mecanismo de respuesta a estas situaciones. Contratar bajo la presión que provocan la necesidad, si no se está preparado es el primer paso para cometer errores.
Paso 2: Búsqueda de alternativas
La búsqueda de colaboradores muchas veces se restringe a nuestro entorno habitual y pocas veces se hace una revisión de las oportunidades y alternativas que existen en el mercado.
Por este motivo es bueno realizar nuevas búsquedas de posibles colaboradores a través de ferias, congresos, colegios profesionales y organizaciones empresariales. De esta manera, en caso de sufrir retrasos en el suministro o el abandono de un proyecto por parte de un colaborador, tendremos un tiempo menor de reacción.
Muchas veces nuestro mejor colaborador está más cerca de lo que creemos. Buscamos por internet o a través de contactos, y muchas veces no visitamos el polígono más cercano a nuestro domicilio.
Delimitación de las alternativas
Existen factores que limitan las posibilidades de poder contar con un nuevo colaborador. El factor que aporta una gran limitación es la distancia.
En ocasiones la distancia entre colaboradores, simplemente por la necesidad de transporte en unos casos o por las diferencias de convenio (en términos de costes laborales) y costes de traslado en otros, encarecen el precio final. Son factores que se deben tener muy en cuenta.
Otro factor es al especialización o especificidad del producto que se necesita. Muchas veces el mercado está limitado, ya sea por características muy específicas de una materia prima reduce el número de posibles proveedores o por la carencia de especialistas o autorizados por la administración para realizar determinados trabajos o proyectos.
Además la posibilidad de integrar horizontalmente esa actividad dentro de la nuestra, siempre debe estar presente, una vez que tenemos realizado un estudio pormenorizado de costes, analizando las ventajas y las desventajas de esta integración.
Paso 3: Toma de contacto con los posibles colaboradores
Una vez tenemos definidas las características técnicas, las cantidades, nuestro precio objetivo y los tiempos o planificación de suministros o trabajos, debemos establecer contacto con todos los posibles colaboradores.
Para ello es muy útil preparar un documento de presentación que incluya una breve descripción de nuestras necesidades. Este documento se enviará una vez se tome contacto con ellos y se evalúe su predisposición a establecer una colaboración.
Hay que tener en cuenta que muchas veces, en un primer contacto, las posibilidades son infinitas y es en ese momento donde entra la experiencia dentro del sector. La experiencia nos da una visión más realista de a situación. La solicitud de referencias no debería ser un obstáculo, al igual que el carecer de experiencia en el sector.
Paso 4: Diseño de las condiciones del servicio
Si hemos seguido los pasos anteriores, ya tenemos definidas las necesidades y los posibles colaboradores.
Es el momento de presentar nuestras necesidades de una manera concreta. Esta presentación se puede realizar mediante un documento de solicitud de oferta. En este documento se pueden detallar, entre otras condiciones, las necesidades concretas, las especificaciones técnicas, los medios necesarios, plazos de pago y la documentación que debe aportarse.
Presentación de la planificación de trabajo/suministro
Llegados a este punto, podemos estar en dos situaciones distintas, dependiendo de la situación:
- La primera de ellas, es que tengamos nuestra planificación y les detallemos fechas, plazos o hitos de especial importancia y que deberán especificar en su oferta que van a cumplir o por lo menos, no pueden alegar durante las fases posteriores el desconocimiento de estas condiciones.
- La segunda situación, es que solicitemos por parte del posible colaborador la realización de la planificación técnica y plazos de ejecución o suministro. En este caso, esta planificación es uno de los puntos a evaluar con detalle.
Plazos pago y retenciones.
Es uno de los puntos más cerrados, es decir que ocasionan menos discusión. Por lo general, existe un consenso sobre lo plazos de pago, establecidos legalmente en la Ley 15/2010, de 5 de julio, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.
Un punto, en el cual si puede existir discusión es la imposición de retenciones en concepto de garantía y la posibilidad de sustitución de esta por un aval. este tipo de medidas es habitual en en los sectores industriales y en la construcción.
Lo habitual es que este tipo de medidas se establezcan como medida de asegurar la calidad del suministro o trabajos, así como asegurar la continuidad de los trabajos o aprovisionamientos y asegurar el cobro de una posible indemnización si se incumplieran algunas de las condiciones establecidas.
Documentación
Se suelen anexar, si no se detallan en la solicitud, la documentación necesaria que debe acompañar a la mercancía, como son las especificaciones técnicas, los documentos necesarios que certifiquen el origen, documentación específica de la empresa, acreditaciones, etc.
Esta documentación en muchos casos puede tener un carácter obligatorio, en otras es totalmente accesorio. Es un aspecto muy a tener en cuenta y que puede ser excluyente o susceptible de evaluación.
Documentación obligatoria o necesaria
Esta documentación vendrá definida por las disposiciones legales, como pueden ser el Estatuto de los trabajadores o la Ley de subcontratación, certificados de origen y certificados de seguridad. También será aquella documentación que se estime como imprescindible, aunque no sea exigible legalmente.
Esta documentación, puede ser incluso emitida por las administraciones públicas. Algunos ejemplos de esta documentación, pueden ser los certificados de subcontratistas, los certificados de descubiertos, licencias o autorizaciones.
Documentación aconsejable
Es la documentación que se considere aconsejable o recomendable aportar porque se tendrá en cuenta a la hora de evaluar la propuesta. Esta documentación puede ser tan amplia como se quiera. algunos ejemplos pueden ser:
- Documento con referencias y experiencia previa
- Cartas o documentos de recomendación
- Certificados de calidad
- informes de auditoría
Paso 5: Solicitud de oferta
La solicitud de oferta, se puede enviar completa o también se puede hacer de forma secuencial.
Se puede realizar un calendario para la presentación en diferentes fases, comenzando por los aspectos que se consideren excluyentes y realizando una criba para reducir el volumen de documentación e información a evaluar.
Hay que tener en cuenta a la hora de elaborar el calendario de presentación, si el colaborador no presenta la documentación en el plazo estipulado es un motivo para excluirlo del proceso.
Si bien, la experiencia me dice que se deben solicitar presupuesto, entre 3 y 5 posibles colaboradores, existen múltiples criterios. El número de solicitudes dependerá en gran medida de la necesidad y de la disponibilidad.
Paso 6: Análisis de las ofertas
Después de recibir las ofertas en base a las solicitudes, es hora de analizar la documentación recibida de los posibles colaboradores. La herramienta más utilizada es la elaboración de comparativos.
Es un proceso de valoración y comparación, que nos ofrecerá las mejores ofertas tanto en el aspecto técnico como económico. Es un proceso que descartará las ofertas que ofrezcan los criterios exigidos y también eliminará aquellas que económicamente no sean viables.
Elaboración de comparativos
Los comparativos se realizan con la finalidad de poner en común los importes, características, ejecución de los trabajos o precios entre las distintas ofertas. Los más usuales son los comparativos técnicos y los comparativos económicos, si bien se pueden realizar otros en forma de lista de chequeo para otras características que se consideren importantes como pueden ser la experiencia, los certificados de calidad, certificados de normas ISO-UNE-EN u otros certificados.
Comparativo Técnico
El comparativo técnico es el estudio de las distintas propuestas en su aspecto técnico con respecto a la solicitud realizada en base a las necesidades concretadas en la solicitud de oferta. Es decir, analiza la adecuación de los productos, mercancías o servicios a los criterios y especificaciones definidas en el documento elaborado para solicitar la oferta.
Lo que suele hacerse, para obtener una clasificación técnica de todos los posibles colaboradores, es ponderar según la importancia cada una de las características técnicas. Incluso se pueden señalar ciertos aspectos como indispensables y excluyentes.
Comparativo Económico
La elaboración del comparativo económico es una fase definitiva. En este comparativo se comparará cada una de las ofertas en su vertiente económica, comprando cada precio con los del resto. También se pueden hacer abstracciones como la obtención del Precio Mínimo Común o el Precio Medio por Unidad, muy útiles a la hora de comparar las ofertas.
hay que tener en cuenta, que puede existir la posibilidad de desagregar o dividir el trabajo, si resulta más ventajoso y el proveedor o colaborador acepta realizar solo parte del servicio ofertado. Es decir, que una vez analizada la información y desagregada en unidades de suministro o trabajo, si es viable y económicamente aceptable para ambos, realizar la división en dos o más partes.
Hay que tener muy en cuenta, aunque parezca obvio, que deben compararse unidades iguales a los precios aportados en cada oferta. Si es preciso, debe adaptarse la relación expuesta en la oferta recibida del colaborador, para que se adecue a la solicitud de oferta. Antes de esta adaptación de la oferta es aconsejable preguntar al colaborador.
Análisis de la documentación aportada
Al igual que con la elaboración del comparativo, se puede elaborar un listado de chequeo, junto a una ponderación en función de la importancia o idoneidad de la documentación aportada. Del mismo modo, puede existir documentación que excluya al posible colaborador del proceso.
Paso 7: Negociación
Llegado a este punto, entramos en la fase en que se puede solicitar, al menos, una revisión de las ofertas a algunos de los colaboradores seleccionados.
Esta revisión puede solicitarse en base a diferencias de precio ostensibles en una unidad o con motivo de la existencia de diferencias sobre los procesos u organización de trabajos o tiempos de entrega sobre las cuales no se encuentra una explicación plausible que las motive.
Paso 8: Redacción de pedido o contrato
Una vez completados los 7 pasos anteriores, llega la hora de poner negro sobre blanco los acuerdos negociados, incluyendo la máxima exactitud posible sobre los aspectos negociados.
Es muy útil tener formatos pre-estructurados, en los que completar los datos de los contratantes, reflejar las condiciones negociadas y anexar toda aquella documentación que se considere especialmente importante. Debe prestarse especial importancia a la legislación existente sobre la protección de datos y la confidencialidad de los acuerdos y en que supuestos esta confidencialidad no aplica, como requerimientos por la administración o procesos judiciales.
También es importante detallar la plaza y juzgados a los cuales se someten la partes contratantes.
Una vez redactado y con el consentimiento de las partes a su redacción, ya solo es necesaria la firma de ambos.
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