Ha comenzado el año y aún estamos a tiempo de preparar el Presupuesto de Tesorería. El Presupuesto de Tesorería es una herramienta de control que ofrece múltiples ventajas en la gestión de una actividad o empresa.
La información que aporta el presupuesto de tesorería es muy útil para el desarrollo de la actividad y la toma de decisiones. Además, permite interpretar la situación financiera de la empresa desde una visión más dinámica que la de un balance de situación.
El Presupuesto de Tesorería refleja la situación futura de la empresa y su capacidad de hacer frente a sus obligaciones de pago y sus ingresos.
El Presupuesto de Tesorería y la información que facilita, es más fiel a la realidad cuanto más realista y exactos son los datos utilizados para su elaboración. Por este motivo, para que el Presupuesto de Tesorería sea útil, los datos deben ser lo más realista posible, tanto en los ingresos esperados, como en los gastos previstos.
Contenido del artículo
Utilidad del Presupuesto de Tesorería
La utilidad de este documento se concentra básicamente en dos acciones:
- La toma de decisiones estratégicas.
- Detección de necesidades de tesorería
Nos permite completar el análisis y realizar el seguimiento de la planificación realizada y tomar decisiones estratégicas.
El presupuesto de tesorería y la toma de decisiones
Decisiones que se pueden tomar a partir de la información que arroja el Presupuesto de Tesorería:
- Abordar nuevos proyectos
- Invertir los excedentes de tesorería
- Solicitar financiación
- Recalcular periodo de cobro o pago
- Toma de decisiones sobre la continuidad de la actividad
No hay que olvidar, que para tomar estas decisiones NO solo es necesario el análisis del Presupuesto de Tesorería elaborado, ya que existen muchos otros factores a tener en cuenta
Detección de necesidades de Tesorería
La Detección de Necesidades de Tesorería, se centra básicamente en dos tipos:
- Necesidades Puntuales de Tesorería
- Necesidades Estructurales de Tesorería
Las Necesidades Puntuales de Tesorería
Las necesidades puntuales, son aquellas que por circunstancias extraordinarias o por una situación sobrevenida, no tenía una probabilidad alta de suceder.
Las necesidades puntuales se pueden solventar con:
- El rescate de una inversión o posición financiera.
- La venta de un activo en desuso.
- El descuento de créditos a nuestro favor, mediante el factoring o el negociado de pagarés.
- Aplazar pagos y alargar vencimientos de deuda, negociando con proveedores.
- Solicitando el aplazamiento de impuestos, en caso de no tener otra opción. Hay que tener en cuenta que este aplazamiento está supeditado a condiciones que se escapan del control de la actividad.
Las Necesidades Estructurales de Tesorería
Las necesidades estructurales de tesorería, son aquellas que por el propio desarrollo de la actividad o del negocio. Como ejemplo de esto puede ser la ejecución de un trabajo cuyo pago se realizará a buen fin, como sucede en trabajos de instalaciones, construcción o servicios.
Por este motivo, las necesidades estructurales son financiadas por terceros, que pueden ser ajenos a la empresa, los propios socios.
Elaboración del Presupuesto de Tesorería
Hay que mencionar que existen aplicaciones para realizar estas funciones e incluso programas de gestión o ERP´s que pueden elaborar el Presupuesto de Tesorería de manera automática.
Si no disponemos de uno de estos programas de gestión, debemos tener muy claro los siguientes conceptos para comenzar a elaborar un Presupuesto de Tesorería. Los dos aspectos fundamentales son:
- El espacio temporal del análisis.
- Los movimientos de tesorería: Los ingresos y los gastos o salidas de tesorería
Podemos definir tres pasos para elaborar el Presupuesto de Tesorería:
- Establecer es el periodo de análisis de nuestro Presupuesto de Tesorería.
- Obtener los datos necesarios para la elaboración del Presupuesto de Tesorería.
- Traspasar estos datos.
Periodo de análisis del Presupuesto de Tesorería
El periodo de análisis del Presupuesto de Tesorería Anual puede dividirse en meses y estos a su vez en quincenas o semanas. Esta división se realizará dependiendo de las necesidades de la empresa.
Hay que tener en cuenta que esta división de los periodos de tiempo más pequeños, es decir, en semanas o quincenas, es muy útil para el análisis más pormenorizado de las necesidades de tesorería en los periodos más cercanos al punto de inicio.
Esta división en periodos de tiempo menores al mes se hace menos necesaria a medida que avanzamos en la línea de tiempo. Esto es debido, primero a la incertidumbre en periodos superiores al trimestre existente en muchos sectores de actividad y segundo, debido a la Ley 15/2010, de 5 de julio, que establece que el periodo de pago no debe superar los 60 días (30 días en caso de que el pagador sea ente público).
Además, hay que contar con ciertos procedimientos y tretas administrativos que hacen que se pueda demorar el vencimiento alguna semana más.
Si estamos elaborando un presupuesto de Tesorería para un ejercicio completo, el mes de enero, puede dividirse en semanas, mientras que los meses de febrero y marzo, estos pueden dividirse en quincenas, dejando los meses de abril a diciembre sin dividir.
Obtención de la información para la elaboración del Presupuesto de Tesorería
La información necesaria para la elaboración del Presupuesto de Tesorería se obtiene sobre todo de los datos que arroja la contabilidad y nuestros documentos, acuerdos o contratos. Hay una gran parte de información que provienen del conocimiento del negocio o del sector de actividad.
- De la información contable podemos obtener los ingresos previstos, en base a facturas las emitidas y producciones en curso, y también las salidas, en función de los vencimientos de las facturas recibidas.
- De nuestros acuerdos y contratos, además podemos obtener los posibles ingresos futuros y los gastos asociados a estos ingresos.
- De la planificación de trabajos o servicios, podemos obtener gastos e ingresos futuros.
Para que la información sea lo más realista posible hay que tener muy presente y bien organizados y reflejados, los vencimientos tanto de nuestros ingresos, como de nuestros gastos. Por tanto, la organización y la actualización de estos datos es primordial, si queremos elaborar un Presupuesto de Tesorería que nos facilite la gestión de la liquidez de nuestra empresa.
El resto de la información proviene de las estimaciones realizadas. Es decir, existe información que no está contenida en la contabilidad, como pueden ser:
- Posibles indemnizaciones al personal o subcontratas por rescisión de contratos
- Primas a proveedores o colaboradores
- Adelantos a subcontratas o colaboradores
- Costes previstos por paradas de servicio o inactividad
Estos ingresos y gastos estimados deben tenerse en cuenta y realizar un cálculo lo más realista posible de estos importes.
Liquidación y pago de impuestos en el Presupuesto de Tesorería
Hay que tener muy en cuenta el pago de las autoliquidaciones de impuestos y tasas. Las autoliquidaciones pueden estimarse:
- La estimación de la autoliquidación del IVA se puede realizar a partir de la planificación económica de las actividades, aplicando los tipos tanto a entradas como a salidas de dinero y de esta manera se puede hacer un cálculo aproximado.
- Del mismo modo, las autoliquidaciones relativas al IRPF, se pueden estimar teniendo en cuenta nuestros alquileres y las retenciones practicadas a los trabajadores y colaboradores.
Para realizar estas estimaciones y cálculos debemos tener en cuenta si se está acogido al «Criterio de caja» o inscrito en el REDEME. El «criterio de caja» tiene sus peculiaridades y en caso de estar inscrito en el Registro de Devolución Mensual, no quiere decir que las devoluciones se realicen de forma puntual y periódica.
Devolución de fondos e intereses en el Presupuesto de Tesorería
Del mismo modo, se ha de tener muy en cuenta la devolución de las cantidades adeudadas a entidades financieras.
Si bien, los ingresos procedentes de terceros de los que no se tiene prueba de su cumplimiento, en mi opinión, es mejor no tenerlos en cuenta. Mientras que los gastos, por muy baja probabilidad de ocurrencia, es mejor tenerlos muy presentes, dentro del presupuesto de tesorería.
Es decir, es preferible tener una visión pesimista de la situación, para obtener una previsión de nuestras necesidades de tesorería y poder anticipar nuestras necesidades de tesorería o financiación.
Tesorería disponible
Es muy importante reflejar en el Presupuesto la tesorería disponible al inicio del periodo de análisis.
Cuando hablamos de tesorería disponible en este caso, no incluiremos los activos realizables, ni ningún otro activo que requiera de un tiempo, aunque sea mínimo, para su conversión en efectivo.
Traspaso de datos
Ya está definido el horizonte temporal de análisis y se tiene la información necesaria para la elaboración del Presupuesto de Tesorería. Tan solo queda trasladar esta información a una tabla de doble entrada.
El esquema más utilizado, es la elaboración de una tabla de doble entrada, donde en el eje horizontal se detalla la línea de tiempo definida con los intervalos en función de las necesidades de análisis y en el eje vertical la relación de ingresos (Entradas) y gastos (Salidas), incluyendo importes totalizadores y la diferencia entre estos.
Como se puede observar, la distribución es similar a la de una cuenta de resultados, si bien hay que tener en cuenta, que en este caso, se incluyen conceptos de carácter impositivo y devolución de fondos que en ningún caso serían considerados como gastos. Tampoco se incluyen las amortizaciones del activo, que son un concepto contable que no supone una salida de efectivo.
Como consejo, es aconsejable incluir una cantidad como provisión para gastos extraordinarios o imprevistos. Para el calculo de esta provisión lo más importante es la experiencia dentro del sector y actividad. En toda actividad pueden surgir gastos no esperados.
Interpretación del Presupuesto de Tesorería
Por último, una vez elaborado el Presupuesto de Tesorería, debemos interpretar la información que nos aporta.
Si el Presupuesto de Tesorería nos anticipa la existencia de una ruptura por defecto dentro de unos meses, podemos empezar a evaluar las opciones para subsanar esa falta de tesorería y hacer frente a las obligaciones de pago.
El presupuesto de tesorería facilita la información necesaria para adelantarse a las dificultades de tesorería y poder anticipar los plazos para obtener la financiación necesaria. La información te facilita tiempo para preparar con antelación la búsqueda de esta financiación y la delimitación de la cantidad necesaria.
El análisis del Presupuesto de Tesorería, detectando las necesidades futuras de tesorería, evita negociaciones de última hora, que solo llevan a precipitaciones y un exceso de costes en el pago de intereses.
También podemos detectar excesos de tesorería, que bien gestionados, nos pueden generar nuevas oportunidades de negocio, nuevas adquisiciones e inversiones, tanto productivas como financieras, que mejoren nuestra cuenta de resultados.
Adaptación del Presupuesto de tesorería
El Presupuesto de Tesorería debe adaptarse a la actividad.
La ejecución o realización de este presupuesto de tesorería deberá estar supeditada a la gestión de la actividad. Es decir, la organización de la empresa o la actividad, y el modo de gestionar la tesorería, marcará cómo debemos organizar la ejecución del Presupuesto de tesorería.
La elaboración del Presupuesto de Tesorería dependerá de como esté organizada la actividad y de las interrelaciones y dependencias existentes y definidas dentro del marco de gestión. Es decir, dependerá, entre otros factores, de:
- Si se realiza dentro de un Grupo, donde existe interdependencia en la gestión de tesorería
- También dependerá, si dentro de este Grupo existe una matriz que gestiona y controla los flujos de tesorería
- La organización de la actividad y la gestión de la tesorería, se realiza por proyectos o por centros de trabajo o unidades de negocio o zonas geográficas.
Gestión por Proyectos o Centros de Producción
Cuando la actividad se gestiona por proyectos o unidades de negocio o unidades de producción, cada uno de estos proyectos o unidades deberán tener su propio presupuesto de tesorería. De esta manera, podemos detectar cuáles de estas unidades son más deficitarias y así poder imponer remedio, y cuales de estas unidades generan un mayor volumen de efectivo, independientemente de la rentabilidad de cada una de ellas.
Para gestionar correctamente los flujos de tesorería hay que tener en cuenta el grado de dependencia de cada centro o unidad de negocio. Es decir, si el centro gestiona de manera independiente su tesorería, o por el contrario, esta gestión está centralizada en un mismo departamento.
Mediante la elaboración del presupuesto de tesorería, los centros o unidades pueden informar de sus necesidades de tesorería y también de sus excedentes. De esta forma se pueden reasignar esos excedentes a los centros o unidades de negocio donde sean más necesarias o simplemente, asignar estos flujos a otras inversiones o actividades.
Para ello, estos presupuestos de tesorería por proyectos u unidades de negocio, deberán integrarse en el presupuesto de tesorería general. De este Presupuesto de tesorería general obtenemos una visión general de conjunto.
Estas consideraciones son extrapolables, tanto si la actividad se organiza por actividades, como si la actividad se organiza por regiones o zonas, o cualquier otra forma de organización.
Conclusión
El Presupuesto de Tesorería, es un documento dinámico y en constante cambio, igual que la situación de la empresa. Por este motivo se debe actualizar y revisar. La periodicidad de la revisión y actualización dependerá del volumen y actividad de la empresa.
Mi recomendación es hacer una actualización bimensual, si bien habrá fases críticas en que este plazo de tiempo deberá reducirse.
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