La situación económica provocada por la crisis sanitaria hace casi obligatoria, o al menos aconsejable, una revisión de los gastos de la actividad. Para ello debemos realizar un análisis de los gastos en los que incurrimos para ofrecer nuestros productos y/o servicios.
En realidad, este planteamiento debe estar presente y ser recurrente en el tiempo para cualquier empresa. Es decir, debe existir un plan o procedimiento, cuyo fin debe ser la reducción de costes. Si reducimos costes aumenta la eficiencia de nuestra actividad.
Pero, está reducción de gastos no puede suponer una reducción de la calidad de los servicios o productos objeto de nuestro tráfico económico.
Tomaremos está última premisa como línea roja, a la hora de elaborar un procedimiento para la reducción de gastos. Es más, debemos buscar la mejora de procesos para, incluso aumentar la calidad.
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Detección de gastos
Revisa la cuenta de resultado
La existencia de una contabilidad de costes nos facilita mucho la búsqueda y detección de los gastos susceptibles de revisión en los que estamos incurriendo. A Través de una contabilidad de costes podemos detectar aquellas fases de la producción o de la prestación del servicio que, aunque eficaces, no son eficientes. Es decir, son fases de la actividad que consumen recursos innecesariamente.
Del mismo modo, si la actividad se divide en distintos centros de trabajo o en unidades de beneficio, podemos detectar los gastos superfluos o innecesarios y las ineficiencias, mediante un proceso de comparación de las cuentas de resultados de cada uno de estos centros. Este proceso, denominado benchmarking interno o comparación interna, se realiza mediante el análisis comparativo de los procesos seguidos por cada una de las unidades, para un mismo producto o servicio.
En el caso de que existan distintas unidades de negocio, cuyo objetivo sea significativamente distinto, debemos realizar la revisión de la cuenta analítica desagregada, para cada unidad de negocio.
En caso de disponer de planificaciones por proyecto o un Presupuesto de Tesorería, analiza las desviaciones y busca los motivos de estas desviaciones.
Elimina los gastos superfluos
Hay que tener especial atención a la hora de determinar que es un gasto superfluo y cual no lo es. Los gastos superfluos son liberalidades que no ocasionan ningún tipo de retorno, ni de visibilidad.
Los gastos relativos a publicidad o comunicación, seguridad, actividades de formación o digitalización, han sido muchas veces lo primeros en eliminarse en épocas pasadas. Actualmente, estos gastos, son los que pueden hacer que la actividad pueda continuar.
En el pasado, la aparición de nuevas oportunidades de inversión en equipos de trabajo, nuevas tecnologías o nuevas formas de negocio, han sido consideradas como excéntricas o inoportunas, dejando pasar oportunidades de mejora.
Por ese motivo, hay que tener en cuenta y delimitar muy bien, que gasto es necesario y cual puede ser reducido o eliminado.
Revisión de gastos generales, suministros y colaboradores
Estos gastos van desde el suministro eléctrico, combustibles, alquileres, servicios de comunicación y colaboradores externos.
Establecer acuerdos con proveedores globales para toda la organización, buscar planes personalizados y sobre todo, no cerrarse nunca a probar con nuevos colaboradores. Elimina o reajusta todos aquellos contratos sobredimensionados o que ya no son esenciales para la actividad.
Hay que buscar manera de mantenerte informado, solicitando información a varios proveedores, buscando la mejor manera de acogerte a promociones.
Revisa los gastos que supone cualquier cambio, como penalizaciones por la exigencia de condiciones de permanencia.
Reevalúa a tus proveedores, solicita nuevas ofertas y analízalas, para poder detectar precios inflados o que pueden ser susceptibles de revisión. La evaluación de proveedores y colaboradores debe ser continúa y debe estar sistematizada. La selección de los colaboradores es un factor esencial.
En el caso de los alquileres, actualmente, existe un exceso de oferta de locales comerciales, oficinas o naves industriales. Por este motivo no debes dudar en evaluar una posible «mudanza».
Si necesitas saber como evaluar los alquileres, aquí te dejo el enlace a la publicación en la que te cuento, entre otras cosas, como analizar el precio de los alquileres.
Revisión de gastos financieros y seguros
Entidades financieras
Revisa los gastos asociados a las entidades financieras. Del mismo modo que analizamos a nuestros colaboradores o proveedores, debemos hacerlo con las entidades de crédito. Evita las relaciones emocionales y aprovecha los canales digitales para eliminar comisiones.
Seguros
De la misma forma que con las entidades financieras, debes revisar periódicamente solicitando propuestas a distintas compañías de seguro.
Compara estas ofertas, con las mismas coberturas, para evitar sorpresas.
Reinversión en maquinaria más eficiente.
Considera la posibilidad de sustituir toda aquella maquinaria o elementos que por obsolescencia o ineficiencias del proceso, o por el número de averías que presenta a consecuencia de su uso.
Para llevar a cabo este proceso de sustitución, revisa la existencia de nuevas tecnologías y explora la posibilidad de cambiar procesos.
Busca e infórmate sobre la existencia de posibles ayudas o subvenciones.
Posibilidad de eliminar intermediarios
De la misma manera que debes reevaluar las condiciones y trabajos efectuados por tus colaboradores, puedes buscar la forma de integrar verticalmente alguna de las actividades subcontratadas.
Si bien, esta integración no supone un ahorro inmediato, puede reducir costes a medio plazo, e incluso suponer una nueva línea de negocio o actividad.
La integración de la actividad y su éxito, dependerá de los siguientes factores:
- Complejidad del aprovisionamiento. Si la búsqueda de materias primas es compleja o los proveedores están limitados a unos pocos, puede hacer que ese producto tenga un precio que haga inviable la integración.
- Formación muy específica. La falta de mano de obra cualificada necesaria en el mercado para desarrollar la actividad, puede hacer que el coste sea demasiado elevado y que la integración de la actividad vaya en contra del objetivo de reducir gastos a medio plazo.
- Maquinaria específica que suponga un desembolso inabordable en el momento actual.
Actualiza el presupuesto de Tesorería
La reelaboración del Presupuesto de Tesorería, sustituyendo los antiguos importes por los nuevos gastos, nos dará una idea de cómo afectará está reducción a la sostenibilidad económica de la actividad. Es decir, calcularemos como afectaría la reducción de gastos a la tesorería de la empresa.
Planifica un análisis de gastos de forma periódica
La revisión de gastos es un trabajo tedioso y bastante desagradecido.
Prepara un calendario para revisar cada uno de los gastos, de forma periódica. Anota en el las fechas relevantes. Estas fechas clave pueden ser, por ejemplo, la caducidad de permanencias en servicios y suministros, o las fecha de caducidad de los seguros.
Analiza y compara tus cuentas de resultados de forma mensual o trimestral, comparándola con las previsiones y planificaciones. Del mismo modo actualiza el Presupuestos de Tesorería, y analiza las desviaciones.
Revisa mensualmente los gastos que cargan las entidades financieras y comprueba si son los acordados.
Puedes abonarte a boletines o avisos en grupos o redes sociales, para mantenerte informado de nuevas ofertas y promociones de distintos servicios, como pueden ser servicios de aparcamiento, de telefonía, suministros energéticos y combustibles, para comparar con los contratos que tienes en vigor y solicitar la reducción de la facturación a esas ofertas.
Sondea las novedades existentes en tu actividad, buscando las innovaciones tecnológicas del sector, que reduzcan los costes asociados y aumenten la eficiencia.
Recuerda; La formación la prevención, la publicidad y los procesos de digitalización, no son precisamente liberalidades.
- El Presupuesto de Tesorería
La información que aporta el presupuesto de tesorería es muy útil para el desarrollo de la actividad y la toma de decisiones. Además, permite interpretar la situación financiera de la empresa desde una visión más dinámica que la de un balance de situación. - Análisis y valoración de inmueblesEl valor o valores resultantes, son objetivos y ajustados al mercado, y a la situación económica actual, que sirven como base de partida para una posible negociación
